DX化、後回しにしていませんか？
- Excelに限界を感じている
- バラバラな情報を統一したい
- 作業効率をあげたい
- 情報共有をいつでも行えるようにしたいけど、、、
商談、見積、作業依頼、請求情報・・「受注」から「請求」までの一連の業務、Excelでバラバラに管理していませんか？
商談、見積、作業依頼、請求情報・・「受注」から「請求」までの一連の業務を、それぞれのフェーズごとにExcelで管理していませんか？
システム開発等の業種においては、商談発生から売上計上までの期間が比較的長いことが多いです。
そのため見積、作業依頼、最終的な検収を得るまでのデータ管理の精度は非常に重要になってきます。
Excelで管理するデータが増えるたび、「集計に時間がかかって、リアルタイムにデータを共有できない」「ファイルが多すぎて、どれが最新情報なのか分からない」「作業依頼をゼロから作成しなければいけない」
といったことが起こっていませんか？
実はこれ、多くの企業で起こっていることなんです。
Excelは属人的なシステムです。ですので、チーム間での情報共有や、リアルタイムのデータの把握がむずかしくなってしまうのです。
その結果、「個別に確認をとらなければ詳しい商談状況がわからない」といった事態に陥ってしまうのです。
では情報がリアルタイムに共有されないと、どのような不都合が起きてしまうのでしょうか。
例えば・・
「Aさんの商談が受注できるか分からないため、エンジニアの稼働数を決めかねていた。結果として、Aさんの商談は無事に受注をすることにはなったが、手の空いているエンジニアが少なく、その結果、プロジェクトが遅延してしまった」
「部下のプロジェクトの進捗状況がわからず、どのプロジェクトが終わっていて、どのプロジェクトが検収漏れなのか分からない」
このように、会社の収益にも影響を及ぼしかねないことが増えてしまうのです。
脱Excelを試みたけど、専用のシステムだと導入費用が高い！
Excelからの脱却を目指して専用の商談管理ツールの導入を検討してみたはいいものの、いざ見積をとってみると、初期導入コストや追加カスタマイズ費用が予想以上に発生することが分かり、断念せざるを得なかった」 といった経験談は、中小企業ではよく聞く話です。
場合に応じて業務フローも変更していくことを想定すると、自分たちでカスタマイズできる柔軟性があるシステムがあればいいのですが、そういったツールを探し出すのもなかなか難しいものです。柔軟な業務フロー変更に合わせようとすると、逆に自分でコードを書かなければいけなかったり、業者に部分的に開発を依頼しなければならないものが未だに多いのです。
PigeonCloud（ピジョンクラウド）なら、ノーコードで自社にあったシステムを簡単に作成できる！
そこで注目してほしいのが、「PigeonCloud（ピジョンクラウド）」です。 PigeonCloudは、クラウド型のデータベースを使って情報を一元管理することができるサービスです。
PigeonCloudなら、これまでバラバラに使っていたシートを都度、Excelで作成する必要はありません。受注から請求までのフローの中で、一度登録したデータを有効活用しながら、リアルタイムに状況を共有することができます。
さらにPigeonCloudはノーコード製品なので、様々な用途に応じたマスタやテーブル項目、帳票を「自分で」作成することができます。ノーコードだと、専門知識がなくても簡単に操作することができるのです。
さらに、ＰＣやスマートフォン、タブレットでも利用可能。いつでも・どこでもチームメンバーとリアルタイムにデータを共有することができます。 問い合わせ管理や売上管理、帳票出力、タスク管理、勤怠管理、ファイル管理等、様々な用途で利用が可能です。
例えばこういった使い方（受託開発業種の会社様の事例）
受託開発業務は、受注してから売上を計上するまでのフローが長いという特徴があります。 まず自社に来た問い合わせに対して営業がアクションを起こし、商談を進めながら見積をとり、受注したら作業依頼を行い、最終的に検収をもらう、といった流れです。
ではその一連のフローの中で、PigeonCloudの活用イメージについてご紹介します。
問い合わせ管理
顧客からの問い合わせをデータベース化して管理することができます。今まで「Excel」などで行っていた問い合わせ管理を「クラウド上」で一元管理することができます。その結果、対応状況の漏れや重複対応等を防ぐことが可能となります。
また、PigeonCloudの問い合わせ管理機能では、利用されているお申込ページやメッセージツールとも、プログラミング不要で連携することができます。そのため、問い合わせ受領から一次対応までのスピードを上げていくことが可能です。
見積
データに保存した顧客要望に応じて見積を作成する際も、PigeonCloudを使えば、クラウド上でデータを管理することができます。別途作成した取引先マスタを参照した取引先項目など、見積書に入力する項目も、柔軟に設定することが可能です。
最終的な売上計上時や請求書作成時に、これら見積の情報を請求データに呼び出すこともでき、二重入力の手間を軽減することができます。 さらにPigeonCloudでは、登録したデータを使って、「帳票出力」をすることができます。これらの機能ももちろん、プラグイン不要で使っていただけます。あらかじめ自分で用意したひな形のExcelにデータを出力することができるのです。
納品書
作業が終われば、納品書を先方に提出します。この場合も、新たにデータを作成するというよりは、見積登録時に入力したデータを使って、納品書として帳票を出力するような設定を使うと便利です。
請求
納品書送付後、無事にプロジェクトの検収を受領したら、今度は先方に請求書を送付します。この場合も、ゼロからデータを作成する必要はありません。最終的な売上計上時や請求書作成時に、最終見積の情報を呼び出して、入力を効率化することが可能です。 例えば下図の例ですと、見積番号をキーとする想定で、請求管理テーブルで見積番号を入力すれば、その見積番号に紐づく見積情報を見積管理アプリで参照し、自動で項目をセットする、といったことも可能です。
PigeonCloudでは有料のプラグインを使わずに、この「ルックアップ機能」をご利用いただけます。さらに、PigeonCloudのルックアップ機能はデータを自動で取得しているため、参照元のデータが更新されれば、参照先のデータも自動で更新されるような仕様となっています。
例えば、請求書に入力している取引先マスタの情報が更新された場合、請求書の中のデータを手動で修正する必要はありません。
おわりに
この記事では、IT企業やシステム開発会社における、「受注」から「請求」までの業務の中でのPigeonCloud活用イメージについてご紹介しました。上記でご紹介した機能は全て、PigeonCloudの基本月額料金内でお使いいただけます。他社のデータベース管理ソフトを検討している中、「予算的に厳しそう」「まずは少人数でスモールスタートで使っていきたい」などのご相談でも問題ございません。少しでもご興味をお持ちいただけましたら、是非弊社へお問い合わせください。
機能説明文テンプレート集
- PigeonCloudについて
- PigeonCloduは、クラウド型のデータベースを使って情報を一元管理することができるサービスです。用途に応じてノーコードで、様々な用途に応じた項目を自分で作成できます。さらに作成したデータベースにレコードを登録・編集していくことが可能です。またＰＣやスマートフォン、タブレットでも利用可能で、複数人でリアルタイムにデータを共有していくことができます。問い合わせ管理や売上管理、帳票出力、タスク管理、勤怠管理、ファイル管理等、様々な用途で利用が可能です。
- ルックアップ
- ルックアップとは、他のアプリに登録されているdataを参照し、別のアプリにコピーすることができる機能です。例えば、見積管理のアプリで見積番号を管理していて、別のアプリで、請求管理のアプリを作成しているとします。ルックアップ機能を使えば、請求書アプリで見積番号を入力すると、見積番号をキーとして、見積管理アプリにある見積情報をそのまま、請求管理アプリに自動でセットすることができます。さらに、元データの見積情報が更新されれば、請求管理で参照する見積情報も自動で更新されます。Pigeon Cloudでは、追加プラグインなしで、このルックアップ機能を活用いただけます。
- 帳票出力
- 帳票出力機能とは、見積書や納品書、請求書等の帳票をExcelやPDF形式で出力できる機能です。アプリに登録しているデータを参照して、自分で設定したひな形の帳票に出力することができます。Pigeon Cloudでは、追加プラグインなしで、このルックアップ機能を活用いただけます。
ご不明点などございましたら、お気軽にご連絡いただければと思います。